Todo lo que necesitas saber antes de reservar tu viaje con Ruta Épica. Si tu pregunta no aparece aquí, escríbenos por WhatsApp y te respondemos en menos de 24 horas.
Antes de reservar
¿Cómo funciona el proceso de reserva?
Es sencillo: nos escribes por WhatsApp al +57 305 239 4904 o llenas el formulario de contacto. En menos de 24 horas un asesor especializado te envía una propuesta personalizada con itinerario, hoteles, vuelos y tarifa final. Si te gusta, confirmas con el pago del depósito (30%) y emitimos las reservas.
¿En cuánto tiempo me responden?
Nos comprometemos a responder en menos de 24 horas hábiles. Si escribes lunes a viernes en horario laboral (8 a.m. – 6 p.m. Colombia), la respuesta típica es de 2-4 horas. Fines de semana y festivos respondemos el siguiente día hábil a primera hora.
¿Puedo personalizar un paquete o solo tomar lo que ofrecen?
La mayoría de nuestros clientes terminan con una combinación: tomamos un paquete base y lo ajustamos a sus necesidades específicas. Puedes cambiar la categoría hotelera, agregar excursiones, ampliar días, escoger fechas distintas, modificar el régimen de comidas. Tu asesor te ayuda a armar el viaje perfecto.
¿Es necesario tener fechas exactas para cotizar?
No. Si solo tienes mes aproximado o ventana flexible (ej. «primera semana de julio»), también cotizamos. De hecho, la flexibilidad puede ayudarte a conseguir mejor tarifa.
Sobre los paquetes
¿Qué incluyen los paquetes?
Depende del destino y paquete. En general incluyen:
- Tiquetes aéreos ida y vuelta desde Bogotá, Medellín o Cali
- Impuestos aéreos incluidos
- Alojamiento en hoteles seleccionados
- Desayuno diario (en muchos casos)
- Traslados aeropuerto-hotel-aeropuerto
- Tours base con guía local
- Asistencia médica internacional
- Soporte WhatsApp 24/7 durante el viaje
Siempre especificamos claramente qué incluye y qué no incluye cada paquete antes de confirmar la reserva.
¿Qué NO incluyen normalmente los paquetes?
No incluyen: visas individuales no especificadas, comidas no señaladas en el itinerario, excursiones opcionales, propinas a guías y choferes, bebidas en comidas (salvo pensión completa), seguros adicionales ampliados ni gastos personales. Todo lo no incluido se indica explícitamente.
¿Puedo cambiar fechas o pasajeros después de reservar?
Depende del tipo de cambio y la anticipación. Cambios de fecha, hotel o número de pasajeros son posibles en muchos casos, pero pueden generar cargos según las condiciones del proveedor. Antes de confirmar cualquier reserva siempre te explicamos las políticas exactas aplicables a tu caso.
Pagos y precios
¿Los precios incluyen impuestos?
Sí. Todos los precios cotizados incluyen impuestos y tasas aéreas. Si hay algún costo adicional que deba cubrirse directamente en destino (como tasa de turismo en San Andrés, propinas obligatorias o impuestos de salida en algunos países), te lo indicamos explícitamente antes de confirmar.
¿Tengo que pagar todo al confirmar la reserva?
No. Manejamos un esquema de pago parcial: depósito del 30% al confirmar y el saldo 30 días antes de la salida. Si el viaje es con menos de 30 días de anticipación, se paga 100% al confirmar.
¿Qué medios de pago aceptan?
Aceptamos: transferencia bancaria nacional (PSE), tarjeta de crédito (Visa, Mastercard, AmEx — pueden aplicar recargos del operador de pago), consignación bancaria, y pago internacional vía Wise o transferencia SWIFT (solo viajes en USD).
¿Por qué algunos viajes se cotizan en USD y otros en COP?
Los destinos internacionales generalmente se cotizan en USD porque los proveedores extranjeros (hoteles, líneas aéreas, operadores locales) facturan en esa moneda. Esto te protege de fluctuaciones cambiarias durante el proceso. Los destinos nacionales y caribeños cercanos se cotizan en pesos colombianos.
¿Hay tarifas especiales para grupos?
Sí. Grupos de 5 o más personas acceden a tarifas grupales más económicas en hoteles y en algunos servicios de transporte. Escríbenos indicando el número de personas y fecha tentativa — preparamos una cotización especial para tu grupo (familias, empresas, despedidas, viajes de egresados).
Cambios y cancelaciones
¿Qué pasa si tengo que cancelar el viaje?
Las políticas de cancelación varían según la aerolínea y el hotel confirmado. Antes de reservar siempre te informamos cuáles aplican en tu caso particular. En general: a mayor anticipación, mayor probabilidad de recuperar parte o la totalidad del dinero. Cancelaciones de último momento generalmente no son reembolsables.
¿Puedo contratar un seguro de cancelación?
Sí. Recomendamos contratar siempre un seguro de viaje internacional que incluya cobertura por cancelación, equipaje, asistencia médica y repatriación. Para viajes a Schengen (Europa) y Cuba el seguro es OBLIGATORIO. Tu asesor te ofrece opciones de seguros confiables al momento de cotizar.
¿Qué pasa si el proveedor (hotel/aerolínea) cancela mi reserva?
En caso de cancelación por parte del proveedor (sobreventa, cierre temporal, fuerza mayor), Ruta Épica gestiona inmediatamente la reubicación equivalente o el reembolso correspondiente según las condiciones del proveedor afectado.
Documentos y requisitos
¿Qué documentos necesito para viajar?
Depende del destino. Generalmente requieres pasaporte vigente (mínimo 6 meses desde fecha de regreso), visa de turista si aplica según nacionalidad y destino, certificado de vacunación contra fiebre amarilla (algunos destinos Sudamérica/África/Asia), permiso notarial para menores que viajan sin uno o ambos padres, y seguro médico internacional vigente.
¿Ruta Épica gestiona visas?
Orientamos sobre requisitos típicos y te explicamos paso a paso cómo aplicar. La gestión de la visa la realiza el viajero ante el consulado correspondiente. Recuerda que la concesión de visa es una decisión soberana del país destino — Ruta Épica no garantiza la aprobación de visas.
¿Qué pasa si un menor viaja sin uno o ambos padres?
Necesita permiso notarial vigente firmado por el padre/madre ausente. Si viaja con ambos padres ausentes, ambos firman. El documento debe legalizarse o apostillarse para viajes internacionales en algunos países. Te ayudamos a verificar los requisitos exactos según el destino.
Confianza y soporte
¿Ruta Épica es una agencia legalmente registrada?
Sí. Somos Ruta Épica S.A.S., con NIT 209039459-8 y Registro Nacional de Turismo (RNT) número 277893 ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia. Domicilio en Palmira, Valle del Cauca. Esto significa que tus pagos están respaldados por la regulación turística colombiana.
¿Tengo soporte durante el viaje?
Sí. Soporte WhatsApp 24/7 durante todo el viaje. Si hay un imprevisto (cambio de vuelo, problema con hotel, emergencia), tu asesor te ayuda en tiempo real. No te dejamos solo después del pago — el acompañamiento es antes, durante y después.
¿Qué pasa si tengo un imprevisto durante el viaje?
Contáctanos inmediatamente por WhatsApp al +57 305 239 4904. Tu asesor coordina con los proveedores en destino para resolver lo que sea posible: cambios de hotel, vuelos perdidos, asistencia médica, traslados de emergencia, etc.
¿Pueden recomendarme destinos según mi presupuesto?
Por supuesto. Si no tienes un destino específico en mente, dinos: presupuesto aproximado, fechas posibles, número de viajeros, tipo de experiencia (playa, cultura, aventura, gastronomía, luna de miel, familia). Te proponemos 2-3 alternativas que se ajusten.
¿No encontraste tu respuesta?
Escríbenos directamente y te respondemos en menos de 24 horas.
WhatsApp +57 305 239 4904 · Formulario de contacto · [email protected]