Política de Privacidad

Ruta Épica S.A.S. (en adelante «Ruta Épica», «nosotros» o «la agencia») es responsable del tratamiento de los datos personales que recopilamos a través de nuestro sitio web, formularios de contacto, WhatsApp y demás canales de atención. Esta política describe cómo recolectamos, usamos, almacenamos, protegemos y compartimos esos datos.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Ruta Épica S.A.S.
• NIT: 209039459-8
• RNT: 277893
• Domicilio: CRA 16A 3322, Palmira, Valle del Cauca, Colombia
• Inscripción mercantil: Cámara de Comercio de Palmira
• Representante legal: Alicia David N.
• Correo de contacto para datos personales: [email protected]
• WhatsApp legal: +57 305 239 4904 — Lunes a viernes, 8:00 a.m. – 6:00 p.m. (hora Colombia)

2. Datos personales que recopilamos

A través del formulario de contacto del sitio web

• Nombre completo
• Número de teléfono / WhatsApp
• Correo electrónico (opcional)
• Destino, fechas aproximadas y número de viajeros
• Presupuesto orientativo
• Mensaje libre con preferencias, restricciones y dudas

A través de WhatsApp (canal principal de atención)

• Número telefónico desde el cual se contacta
• Nombre y datos de contacto que voluntariamente compartas
• Historial de conversación, incluyendo audios, fotos y documentos enviados
• Datos del viaje conversados (documentos de identidad para reservas, fechas de nacimiento para vuelos, preferencias alimentarias, etc.)

Automáticamente al navegar el sitio

• Dirección IP
• Tipo de dispositivo, navegador y sistema operativo
• Páginas visitadas, tiempo en cada sección, rutas de clic
• Origen del tráfico (Google, redes sociales, anuncios)
• Cookies analíticas y de marketing (ver sección 9)

3. Finalidades del tratamiento

Usamos los datos exclusivamente para:

• Atender solicitudes de cotización y construir propuestas de viaje personalizadas.
• Gestionar reservas de vuelos, hoteles, traslados, tours y demás servicios contratados.
• Emitir documentos de viaje, vouchers, facturación electrónica y comprobantes.
• Mantener comunicación durante todas las etapas del viaje (antes, durante y posterior).
• Gestionar cambios, cancelaciones, reclamaciones, devoluciones y soporte de emergencia 24/7.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de protección al consumidor turístico (Ley 300 de 1996).
• Enviar comunicaciones comerciales sobre nuevos paquetes, salidas y promociones — únicamente si has dado consentimiento explícito.
• Mejorar nuestro servicio mediante análisis estadístico anonimizado.

4. Base legal del tratamiento

Tratamos tus datos personales con fundamento en:

• Tu consentimiento previo, expreso e informado al diligenciar formularios o iniciar conversación por WhatsApp.
• La ejecución de un contrato (cuando contratas paquetes o servicios con la agencia).
• El cumplimiento de obligaciones legales aplicables al sector turístico colombiano.
• El interés legítimo de la agencia para responder consultas, prevenir fraudes y mejorar el servicio.

5. Conservación de los datos

• Datos de cotización sin contratación: hasta 12 meses, salvo solicitud previa de eliminación.
• Datos de viajes contratados: el tiempo legalmente exigido para fines contables, tributarios y de garantía (10 años conforme normativa colombiana).
• Datos analíticos del sitio web: hasta 26 meses (Google Analytics retention default).
• Comunicaciones comerciales: mientras mantengas tu consentimiento activo. Puedes revocarlo en cualquier momento.

6. Con quién compartimos tus datos

Compartimos datos personales únicamente con terceros estrictamente necesarios para prestar el servicio:

• Operadores turísticos y mayoristas nacionales e internacionales (Hoteldo, Eagencias, etc.) para emitir reservas y vouchers.
• Aerolíneas, hoteles, líneas de cruceros y operadores locales de cada destino.
• Pasarelas de pago y entidades financieras para procesar transacciones (PSE, tarjetas, transferencias).
• Proveedores tecnológicos (hosting, email transaccional, WhatsApp Business API, CRM, Google Analytics) bajo acuerdos de confidencialidad.
• Autoridades competentes cuando exista requerimiento legal formal.

No vendemos, alquilamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales propios de éstos.

7. Tus derechos como titular de los datos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar el consentimiento y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando proceda.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley.

Para ejercer cualquier derecho, escribe a [email protected] con asunto «Protección de datos». Responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.

8. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación: cifrado HTTPS/TLS, control de acceso por roles, copias de seguridad cifradas, formación al personal y procedimientos de respuesta ante incidentes. Pese a ello, ningún sistema es 100% inviolable — te pedimos no compartir datos sensibles innecesarios por canales abiertos.

9. Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio usa cookies propias y de terceros para:

• Esenciales: funcionamiento básico, sesión, preferencias de idioma. No pueden desactivarse.
• Analíticas: Google Analytics 4 para medir tráfico, fuentes y comportamiento (datos agregados/anonimizados).
• Marketing: Meta Pixel, Google Ads, TikTok Pixel para mostrarte anuncios relevantes en otras plataformas. Requieren tu consentimiento previo.

Puedes gestionar tus preferencias en cualquier momento desde el banner de cookies o desactivarlas en tu navegador. La desactivación de cookies esenciales puede afectar funcionalidades.

10. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores. Cuando un viaje incluye menores como pasajeros, sus datos son aportados por los padres o representantes legales y se usan únicamente para emitir documentos del viaje.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o de servicio. Cualquier modificación sustancial será notificada por correo electrónico (si nos lo has proporcionado) y publicada en esta página con nueva fecha de actualización.

12. Contacto para asuntos de privacidad

Documento elaborado por Ruta Épica S.A.S.. Para preguntas sobre interpretación o aplicación de este documento, escribe a [email protected].