Términos y Condiciones

Estos Términos y Condiciones (en adelante «Términos») regulan la relación contractual entre Ruta Épica S.A.S. (en adelante «Ruta Épica») y las personas naturales o jurídicas que contraten alguno de nuestros servicios turísticos. Al efectuar el pago de cualquier servicio aceptas íntegramente estos Términos.

1. Aceptación de los términos

Al solicitar una cotización, confirmar una reserva o efectuar cualquier pago, declaras haber leído, entendido y aceptado estos Términos y la Política de Privacidad en su totalidad. Si no estás de acuerdo con alguna disposición, te pedimos abstenerte de contratar nuestros servicios.

2. Información de la empresa

• Razón social: Ruta Épica S.A.S.
• NIT: 209039459-8
• Registro Nacional de Turismo (RNT): 277893
• Cámara de Comercio: Cámara de Comercio de Palmira
• Domicilio principal: CRA 16A 3322, Palmira, Valle del Cauca, Colombia
• Representante legal: Alicia David N.
• Correo institucional: [email protected]
• Sitio web: rutaepica.com
• WhatsApp legal: +57 305 239 4904 — Lunes a viernes, 8:00 a.m. – 6:00 p.m. (hora Colombia)

3. Descripción de los servicios

Ruta Épica es una agencia de viajes que diseña, comercializa y opera servicios turísticos nacionales e internacionales. Estos incluyen, sin limitarse a:

• Paquetes turísticos armados (vuelos + alojamiento + tours + traslados).
• Reserva individual de vuelos, hoteles, cruceros y trenes.
• Asesoría de viaje personalizada y diseño de itinerarios a medida.
• Tours en destino, traslados, excursiones y experiencias locales.
• Gestión de visados, seguros de viaje y asistencia médica internacional.
• Viajes corporativos, lunas de miel, viajes grupales y celebraciones.

4. Proceso de reserva y contratación

1. Cotización: el cliente solicita propuesta por web, WhatsApp o teléfono.
2. Propuesta: Ruta Épica envía itinerario detallado con precio, condiciones específicas, inclusiones y exclusiones. La propuesta tiene una vigencia indicada en el documento (generalmente 48-72 horas según disponibilidad).
3. Confirmación: el cliente confirma por escrito (email o WhatsApp) la aceptación y procede al pago del depósito.
4. Emisión: al recibir el depósito, Ruta Épica emite reservas, envía vouchers y documentos.
5. Saldo: el cliente paga el saldo restante en el plazo acordado (típicamente 30-45 días antes de la salida).
6. Documentación final: 7-10 días antes del viaje se envían vouchers definitivos, tarjetas de embarque (cuando aplique) e instrucciones logísticas.

5. Precios y pagos

Precios

• Los precios pueden cotizarse en pesos colombianos (COP) o dólares estadounidenses (USD) según el destino.
• Salvo indicación expresa, los precios no incluyen: visas, propinas, comidas no señaladas, excursiones opcionales, seguros adicionales, gastos personales ni impuestos sobre el consumo aplicables en el destino.
• Los precios pueden variar por: fluctuación cambiaria, modificación de tarifas aéreas o hoteleras antes de emitir reservas, cambios en impuestos, o cambios en disponibilidad. Una vez emitida la reserva con depósito, el precio queda en firme.

Medios de pago aceptados

• Transferencia electrónica nacional (PSE / cuenta bancaria).
• Tarjeta de crédito (Visa, Mastercard, American Express) — pueden aplicar recargos del operador de pago.
• Consignación bancaria.
• Pago internacional vía Wise o transferencia SWIFT (solo viajes USD).

Condiciones de pago

• Depósito de reserva: 30% del valor total al confirmar (no reembolsable salvo causa imputable a Ruta Épica).
• Saldo restante: 30 días antes de la salida (o el plazo específico indicado en cada propuesta).
• Salidas con menos de 30 días: pago del 100% al confirmar.

6. Cancelaciones y cambios

Política general de cancelación (iniciada por el cliente)

• Más de 60 días antes de la salida: retención del depósito (30%) más cargos de los proveedores ya emitidos.
• Entre 30 y 60 días antes: retención del 50% del valor total.
• Entre 15 y 29 días antes: retención del 75% del valor total.
• Menos de 15 días o no-show: retención del 100% del valor total.
• Las tarifas aéreas no reembolsables y los productos con condiciones más restrictivas (algunos hoteles, cruceros, eventos) se rigen por sus propias políticas, que prevalecen sobre la regla general.

Cambios de fecha o nombre

• Sujetos a disponibilidad y a las penalidades de cada proveedor (aerolínea, hotel, etc.).
• Ruta Épica cobrará una gestión administrativa razonable por gestionar el cambio.
• Si el cambio implica diferencia tarifaria, el cliente la asume.

Cancelaciones por causas de fuerza mayor

En casos de fuerza mayor (emergencias sanitarias, restricciones de viaje impuestas por gobiernos, cierre de fronteras, desastres naturales, conflictos bélicos), Ruta Épica buscará reubicar al cliente en fechas alternativas, emitir crédito de viaje, o coordinar reembolsos según las condiciones que ofrezcan los proveedores subyacentes (aerolíneas, hoteles). Ruta Épica no asume responsabilidad por reembolsos de proveedores externos que apliquen políticas distintas.

7. Documentos y requisitos de viaje

Es responsabilidad exclusiva del cliente verificar y obtener todos los documentos necesarios para viajar: pasaporte vigente, visados, certificados de vacunación, permisos de salida de menores, autorizaciones notariales y demás requisitos del país destino.

Documentos generalmente requeridos:

• Pasaporte con vigencia mínima de 6 meses desde la fecha de regreso.
• Visa de turista (cuando aplique según nacionalidad y destino).
• Certificado de vacunación contra fiebre amarilla (algunos destinos en Sudamérica, África, Asia).
• Permiso notarial para menores que viajan sin uno o ambos padres.
• Seguro médico internacional vigente (obligatorio en Schengen, Cuba, y recomendado universalmente).

Ruta Épica orienta sobre los requisitos típicos pero no garantiza la concesión de visados ni asume responsabilidad por negativas migratorias o impedimentos de ingreso al destino.

8. Responsabilidades y limitaciones

Responsabilidades de Ruta Épica

• Cumplir lo pactado en la propuesta confirmada (servicios, fechas, categorías, inclusiones).
• Acompañar al cliente antes, durante y después del viaje con soporte vía WhatsApp.
• Gestionar oportunamente los reclamos a proveedores ante incumplimientos.
• Mantener confidencialidad sobre los datos del cliente conforme nuestra Política de Privacidad.

Limitaciones de responsabilidad

Ruta Épica actúa como intermediario entre el cliente y los proveedores finales (aerolíneas, hoteles, operadores locales). En consecuencia, no responde directamente por:

• Demoras, cancelaciones o pérdida de equipaje por parte de aerolíneas.
• Cambios en categoría hotelera, sobreventa o cierre temporal de instalaciones por parte del hotel.
• Accidentes, enfermedades, hurtos o pérdidas materiales durante el viaje.
• Restricciones migratorias, denegación de visa o impedimentos de salida/entrada.
• Eventos de fuerza mayor (climáticos, sanitarios, políticos, bélicos).
• Variaciones del tipo de cambio entre cotización y pago final cuando el cliente paga con tarjeta en moneda distinta.

Recomendamos contratar un seguro de viaje internacional con cobertura amplia.

Responsabilidades del cliente

• Suministrar información veraz, completa y actualizada (nombres exactos según pasaporte, fechas de nacimiento, restricciones alimentarias, condiciones médicas).
• Realizar los pagos en las fechas pactadas.
• Verificar y obtener oportunamente toda la documentación del viaje.
• Llegar a aeropuertos, puntos de encuentro y traslados con la antelación indicada.
• Respetar las normas legales, culturales y de convivencia de los destinos visitados.
• Comunicar cualquier inconformidad por escrito durante el viaje para poder gestionarla en tiempo real.

9. Propiedad intelectual

Todo el contenido del sitio web — textos, fotografías, vídeos, diseños, logotipos, itinerarios, marcas — es propiedad de Ruta Épica o de sus licenciantes y está protegido por las leyes colombianas e internacionales de propiedad intelectual. Queda prohibida su reproducción, distribución o uso comercial sin autorización escrita previa.

10. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación o cumplimiento será conocida por los jueces ordinarios del domicilio de Ruta Épica (Palmira, Valle del Cauca), salvo norma especial de protección al consumidor.

El cliente puede acudir además a la Superintendencia de Industria y Comercio y, en lo que corresponde al sector turístico, al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

11. Modificaciones a los términos

Ruta Épica puede modificar estos Términos en cualquier momento. La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con la fecha de actualización indicada en el encabezado. Las reservas ya confirmadas se rigen por los Términos vigentes al momento de su contratación.

12. Contacto

Documento elaborado por Ruta Épica S.A.S.. Para preguntas sobre interpretación o aplicación de este documento, escribe a [email protected].